PMOの役割とは？具体的な仕事内容まで詳しく解説

プロジェクトの成否は、その進行役となるPM（プロジェクトマネージャー）が大きな役割を担っていると言えます。大規模なプロジェクトともなると、PMだけでプロジェクト全体を管理するのは困難です。そんな時にチームでプロジェクトを支えるPMO（プロジェクトマネジメントオフィス）がプロジェクトの円滑な推進をサポートします。

ＰＭＯとはプロジェクトマネジメントの支援をする部門のこと

PMOとは「Project Management Office(プロジェクトマネジメントオフィス)」の略です。
組織におけるプロジェクトマネジメントに対する支援を行う部門やシステムのことを指します。

PMOの主な業務は、プロジェクトマネジメントの支援です。具体的には、プロジェクトにおけるリソース、コストの調整、環境の整備、人材開発、マネジメント方式の標準化などを行います。

プロジェクトにおける全体の責任者、管理者となるのが、PM(プロジェクトマネージャー)です。プロジェクトの完遂までに必要となる予算や規模を見積もり、メンバーの選定などを行います。自社のスタッフだけではなく、外注して仕事を行うこともあります。

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ＰＭＯの種類と役割

PMOアドミニストレータ

PMOアドミニストレータの業務は、プロジェクトに関する社内のプロセスを円滑に進めることです。例えば、プロジェクトの情報共有やリマインド、データ収集と更新、会議体のコーディネート、書類作成や経費処理、勤怠管理などを行います。業務の内容からわかるように、プロジェクトにおける各種事務を担当するポジションになります。

PMOエキスパート

プロジェクト環境の整備やルールの策定、改善、標準化を行います。
業務内容は大まかにわけるとプロセス分析、情報分析、ツール分析、ビジネス分析、人材開発の5つです。
プロジェクトにおける社内プロセスの策定と改善、必要な情報定義の策定と改善、ツールの開発と改善、ニーズの収集と反映、プロジェクトマネジメント教育などを行います。

PMOマネジャー

PMOを管理するためのマネジメント業務全般を行うのがPMOマネジャーです。PMO組織戦略と計画の策定、PMOメンバーの勤怠状況管理、PMOメンバーの教育、PMO組織予算の管理、プロジェクト環境の整備やプロジェクトにおけるルールの維持・管理・定着化、プロジェクトのパフォーマンス安定化などが主な業務です。PMOの管理を担当する立ち位置であり、PMOのなかではもっとも上位に位置します。

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PMOは実務ですることはこれ

組織全体におけるPMOの実務

企業内PMOの場合は、組織の目標を組織内部の複数プロジェクトに「浸透させていく」役割も重大なミッションとしてあると思っています。

さらに、組織の長は個別のプロジェクトの詳細状況は見えにくいため、企業内PMOが、個別プロジェクト状況をわかりやすい言葉で組織の長に報告する役割も企業内PMOの重要な役割のひとつです。

プロジェクト内におけるPMOの実務

プロジェクト内PMOに求められる役割は大きく2つあると思います。

ひとつは、プロジェクトマネジャーに対するコンサルティングのような高度な役割です。たとえば、プロジェクトマネジャーの意思決定の支援やソリューションの提示などが例です。

もうひとつはプロジェクトマネジメントの実務的な推進をする役割があると思っています。プロジェクトマネジメントの進捗管理、コスト管理、品質管理などの情報収集やそれらの可視化などや、プロジェクト内の作業の標準化やツールの標準化、帳票の整備などが例です。さらに、プロジェクトの環境整備、例えばパソコンの整備やプロジェクト資産の管理などもあるかもしれません。

これらのプロジェクト内PMOのお仕事は昔から実態としてプロジェクトの現場であったと思いますが、明確に「PMO」での仕事として企業内で定義されていないことが多いと思います。さらに規模が小さいプロジェクトなどですと、プロジェクトマネジャーがこれらの作業を兼務している場合もあります。また、プロジェクトにはプロジェクトオーナーの判断が必要な節目があります。PMOはプロジェクトオーナーなどがその判断を行うために、「ステアリングコミッティー」を整備しています。 また、プロジェクトオーナーがプロジェクトの状況を定期的に把握するための、コスト・納期(進捗状況)・品質などの観点から全プロジェクトを一覧化した「プロジェクト・ポートフォリオ」を作成して提供します。

PMOに求められるスキル

次は、PMOに必要なスキルを紹介します。

IT業界全般について幅広い知識

IT業界におけるプロジェクトの統括業務を行う立場ですので、IT業界全般について幅広い知識を持っておく必要があります。特に自分が担当するプロジェクトに関する知識については、より深く理解していなければなりません。また、プロジェクトの利害関係者と直接会って話をすることもあるため、契約の実務に関する知識も必要です。

文書作成スキル

PMOの業務には資料作成を伴うものが多くあります。そのため、文書作成のスキルは必須です。マイクロソフトオフィスソフトウェアであるWordやExcel、PowerPointなどは一通り使えるようにしておきましょう。マイクロソフト公認の資格、マイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）があると業務に直接役立つことはもちろん、自信にも繋がるため、取っておいて損はありません。

コミュニケーションスキル

PMOはチーム全体を見て、プロジェクトスケジュールの管理や調整を行います。そのため、対人関係におけるコミュニケーション能力は必須スキルです。また、PMに付き添って会議に出席することや、プロジェクトにおける顧客との打ち合わせに出席することもあります。ビジネスマナーについてもしっかりと身に着けておきましょう。

開発スキル

PMOが実際にコードの記述をすることはありませんが、開発チームのエンジニアと接することが多いため、開発に関する知識や経験があると良いです。前項に書いたように、コミュニケーションの円滑さが業務の遂行に直結するポジションですので、開発のスキルや知識、経験があることが大きくプラスに働くことは間違いありません。

トラブル対処スキル

開発現場においてはトラブルがつきもので、プロジェクトの進行中に何らかのトラブルが発生することは少なくありません。そういった問題にぶつかった際に、論理的思考を用いて速やかに問題を解決できるかもPMOに必要な素養です。咄嗟に対応ができるよう、事前にあらゆる問題を想定し、準備をしておくことも手段の一つです。
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PMO導入のメリット

PMOを置き、プロジェクトの可視化・コミュニケーションの促進・意思決定・スケジューリングなどの管理をすることで、プロジェクトを円滑に進めることが可能となります。

PMOは、役割ごとにプロジェクトの運営を行うにとどまることなく、大規模なプロジェクトになるほど、プロジェクトの品質管理基準を統一する事や、社内の標準化を進めることも大切な仕事内容になってきます。特にリスク対策に関しては、先手を打つことが肝心です。リスク対策を「考える時間」をプロジェクトマネジャーに捻出してもらうこともPMOがあってこそ可能です。つまり、PMOが、プロジェクト管理を徹底し可視化しておくことで、プロジェクトマネジャーの迅速な意思決定を支援することができます。

プロジェクトを円滑に進めるために、PMOは必要不可欠な組織といえます。

PMOはプロジェクトマネジャーの役割を組織で果たしています。そのため、複数人で分担できるため、一人が多くの問題を抱え込まずに済むという利点があります。

まとめ

システム開発プロジェクトを円滑に推進する役割を担う「PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）」について解説してきました。

PMOを高度なスキルを要する職種であるため、未経験からいきなりPMOになるのは難しいといえるでしょう。まずは、SE（システムエンジニア）やPG（プログラマー）などでエンジニアとしての経験を積んでPMOを目指すのもよいでしょう。

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